Een vierde dimensie? Zoals in de kwantumfysica naast de drie bekende ruimtelijke dimensies (breedte, diepte en hoogte) er nog een vierde – de tijd? – moet bestaan om de realiteit te vatten? De vergelijking is misschien vergezocht, maar er zit een grond van waarheid in.“Het beheer van de Document Life Cycle – de levenscyclus van een document en eigenlijk van elk stuk consulteerbare informatie – is een aspect dat tot voor kort weinig aandacht kreeg maar dat wel van cruciaal belang is. Customer Communications Management hield zich tot nu toe bezig met het creëren van documenten – de juiste inhoud in functie van de juiste bestemmeling – en met het georganiseerd uitsturen van die documenten. CCM in enge zin, zo u wil. Daar komt nu een hele dimensie bij: het in detail beheren van al die communicatie”, zegt Hans Edens, Senior Consultant voor Harmony Documisation.
We doen het met Alfresco
Dat beheer gaat ver: van de ontstaansgeschiedenis, de gebruiksgeschiedenis, het volledige logboek tot automatische vernietiging. “De toepassingen zijn legio. Het is om te beginnen essentieel dat data gecentraliseerd worden in unieke documenten. Het is vaak belangrijk te weten wie bepaalde informatie geconsulteerd heeft en wanneer, of de informatie gevalideerd of gecontroleerd werd … Dat is niet alleen noodzakelijk in de financiële en juridische sfeer. Met Harmony Documisation stellen wij die behoefte ook vast in de voedingsindustrie, en bij verzekeraars en zorgverzekeraars bijvoorbeeld. En uiteraard ook bij de overheid met haar administratieve procedures”, aldus Hans.Daar komt de nieuwe partner van Harmony, Alfresco, op de proppen. Alfresco Content Services stelt Harmony Documisation in staat om, tegelijk met het nieuwe CCM, ook het beheer van de Document Life Cycle voor iedere klant uit te rollen.
Stevige poot van ECM
“Het plaatje is groter. Het integrale databeheer met Alfresco Content Services is uiteraard gelieerd aan het gehele Enterprise Content Management. Je kunt het zien als een verlengstuk ervan”, aldus Hans. “We zitten nog altijd in een periode waarin bestaande fysieke archieven ‘uitgefaseerd’ worden en omgezet worden in een nieuwe digitale structuur. Het uittekenen van nieuwe informatie-architectuur gebeurt uiteraard ook bij veranderingsprocessen, overnames, fusies, noem maar op. Harmony Documisation is met Alfresco heel goed geplaatst om dergelijke operaties met oog voor de business behoeften met duurzaam databeheer tot een goed eind te brengen”.Mocht dit wat wollig klinken: er ligt werk op de plank voor de tandem Harmony Documisation – Alfresco. Heel veel werk: enkele hits op Google in verband met Document Life Cycle leren dat 80 procent van de geproduceerde documenten nooit geconsulteerd of zelfs niet gevonden wordt, dat 50 procent eigenlijk kopieën zijn van originelen en dat 60 procent achterhaald of verouderd is. Sommigen beweren zelfs dat elke euro uitgegeven aan het produceren van een document uiteindelijk een tienvoud zal kosten aan het beheer ervan.